Każdy manager zarządzający biurem projektów zadaje sobie pytanie, w jaki sposób zdobyć rzeczywiste dane, które pozwolą realnie zorientować się w czasie, który został poświęcony na wykonanie konkretnego projektu? Jakże byłoby pomocne posiadanie takich danych, z dostępem do stanu zaawansowania projektu oraz z możliwością sprawdzenia, jak wygląda obłożenie pracą i zaangażowanie w poszczególne projekty każdego z działów, a wręcz nawet poszczególnych osób.
Szczególnie w przypadku, gdy jeden pracownik jest zaangażowany w więcej niż jeden projekt jednocześnie – realne określenie takiego stanu rzeczy było do tej pory niezmiernie trudne – żeby nie powiedzieć niemożliwe.
Z doświadczeń jakie mają kierownicy biur projektowych wynika, że zapiski na kartkach giną w stercie papierów na biurku, ludzka pamięć jest niestety zawodna a próba odtworzenia czasu spędzonego nad poszczególnymi zadaniami – po upływie kilku dni (przeważnie na koniec miesiąca czy w skrajnych przypadkach, nawet kwartału) – jest zwykle obarczona błędem od 20% do 70%. Nikt nie bierze pod uwagę przerw na tzw. „drobne poprawki projektów sprzed pół roku” czy też „krótkotrwałych działań przy pracach ubocznych”. W przypadku zaangażowania w więcej niż jeden projekt, dokładne określenie granicy pomiędzy czasem przepracowanym w każdym z nich jest zwykle niemożliwe. Również przerwy spowodowane przez zapytania kontrahentów, czy kolegów pracujących na innymi zagadnieniami nie są w żaden sposób ujmowane przy wyliczaniu czasu spędzonego nad każdym z projektów.
Jak, w takim wypadku, przyjąć realny czas, jaki został poświęcony na wykonanie prac?
W jaki sposób określić, ile roboczogodzin będzie potrzebne na zrealizowanie takiego samego lub podobnego projektu w przyszłości?
Czy premie, które przyznajemy pracownikom są odzwierciedleniem rzeczywistości?
Takie pytania spędzają sen z powiek kadry zarządzającej biur projektowych.
Powszechną praktyką jest wykorzystywanie odpowiednio przygotowanych arkuszy kalkulacyjnych dla potrzeb obliczania pracochłonności projektów – niestety obliczenia nawet najlepsze – ciągle opierają się na danych, których dostarczenie w sposób jednoznaczny i absolutnie zgodny z rzeczywistością, niestety nie jest możliwe.
Na szczęście na rynku pojawiło się już oprogramowanie łączące w sobie funkcjonalność zarówno systemów do planowania projektów, tworzenia ich struktury (z podziałem na podprojekty i poszczególne zadania), jak i bieżącej obserwacji stanu zaawansowania projektu oraz zaangażowania godzinowego poszczególnych osób biorących udział w pracach projektowych.
Oprócz funkcjonalności bieżącego podglądu realizowanych działań można korzystać z bazy projektów ukończonych, sprawdzać czas poświęcony na realizację poszczególnych zadań, porównywać je z nowo ofertowanymi – co niewątpliwie jest bardzo pomocne przy szacowaniu pracochłonności i opracowywaniu ofert dla kolejnych projektów.
Wszystkie informacje są wyświetlane w formie graficznej – jako wykresy, lub też numerycznej – w postaci arkuszy wypełnionych danymi.
Manager ma jednocześnie możliwość podglądu bieżącego zaawansowania prac, kontroli ilości godzin przepracowanych przez poszczególnych uczestników każdego z realizowanych projektów, przydzielania zadań konkretnym osobom, a dostęp do tych danych może być zarówno przez sieć wewnętrzną firmy jak i sieć Internet – on-line.
Jeżeli firma decyduje się na wykorzystywanie takiego oprogramowania, znajdzie w nim wiele dodatkowych funkcji, które ułatwią pracę zarówno kadrze zarządzającej, jak i pojedynczym pracownikom różnych działów.
Można generować niemalże dowolne raporty przydatne w działalności firmy. Raportowane mogą być zarówno pojedyncze projekty, jak i ich grupy, mamy możliwość wygenerowania raportów prac dla poszczególnych osób, działów czy też całej firmy.
Jeżeli oprogramowanie jest kompatybilne z systemem operacyjnym zastosowanym w firmie – zarządzanie użytkownikami zwykle można powiązać z już istniejącą siecią – wobec czego nie ma konieczności personalizacji użytkowników, która odbywa się automatycznie.
Na rynku można znaleźć oprogramowanie posiadające oprócz podstawowej funkcji zliczania czasu, moduły pozwalające na ewidencjonowanie czasu spędzonego np. w delegacji lub poświęconego na spotkania czy szkolenia.
Odpowiednio skonfigurowane środowisko może również być wykorzystywane jako część systemu zarządzania ISO – można wówczas takie oprogramowanie stosować równocześnie jako system wspomagający zarządzanie nie tylko projektami, ale całością działań firmy. W chwili obecnej, kiedy szczególną uwagę należy zwracać na obniżenie wydatków – wdrożenie takiego systemu może być jednym ze sposobów znacznego ograniczenia kosztów bieżącej działalności przedsiębiorstwa.
Wojciech Mauer
Dyrektor Handlowy EC Grupa Sp. z o.o.
(Energocontrol)
