Idea PLM (ang. Product Lifecycle Management) jako nowego podejścia do zagadnień związanych z koordynacją zadań projektowych, gromadzenia informacji i ich wykorzystania w trakcie procesu tworzenia produktu, jest już zapewne znana czytelnikom. Wyobrażanie to, oparte w większości przypadków na ogólnych opisach funkcjonalności systemów z rodziny PLM, tworzy obraz systemów o dużym potencjale, ale dość skomplikowanej strukturze. Systemów, których implementacja jest kosztowana i czasochłonna. Czy jest tak w rzeczywistości?
Głównym zadaniem oprogramowania zarządzającego cyklem życia produktu jest gromadzenie i bezpieczne udostępnianie danych związanych z produktem. Informacje te mogą opisywać nie tylko sam produkt, np. w postaci plików modeli stworzonych w systemach CAx czy zestawień BOM, ale także całą gamę informacji skojarzonych. Zapisane w plikach o różnorodnych formatach począwszy od pakietu MS Office, poprzez wielorakie pliki graficzne czy wreszcie typy danych zdefiniowane przez użytkownika, stanowią integralną część wiedzy o produkcie gromadzoną w całym procesie jego powstawania i eksploatacji.
Dotychczasowa metodologia rozproszonego przechowywania informacji, z wyodrębnieniem lokalizacji np. plików modeli CAD z jednej strony, oraz plików tekstowych, arkuszy kalkulacyjnych czy plików graficznych z drugiej, bez jednoznacznego powiązania tych informacji ze sobą, w krótkim czasie mogłaby doprowadzić do powstania trudnego do opanowania chaosu. Problem ten urasta do rozmiarów niepokojących jako konsekwencja konieczności gromadzenia informacji o kolejnych projektach i produktach. Oczywiście, w prawie każdej firmie znajdzie się niezastąpiona osoba, która przy wsparciu pracowników działu IT, będzie się starała okiełznać tego informacyjnego potwora i z pewnością będzie w stanie zaspokoić, przynajmniej częściowo, bieżące potrzeby wynikające z przepływu informacji. Podejście to ma jednak szereg wad. Organizując pracę w ten sposób, niejako wymuszamy decentralizację składowania i dostępu do informacji o produkcie, rozmywając procedury zabezpieczeń i weryfikacji dostępu oraz utrudniamy zachowanie pełnej kontroli nad powstawaniem kolejnych wersji dokumentów, w tym przede wszystkim modeli CAD. Co gorsza, nie wykorzystujemy w pełni kapitału wiedzy zgromadzonego podczas realizacji poprzednich projektów i nie udostępniamy wiedzy naszych „ekspertów” – np. doświadczonych konstruktorów – pracownikom o mniejszym doświadczeniu i wiedzy inżynierskiej.
Aby temu zaradzić potrzebujemy systemu z rodziny PLM, a żeby dodatkowo zabezpieczyć się przed rozbudową tego systemu o niewykorzystywane elementy przedłużające proces implementacji, potrzebujemy produktu modułowego o krótkim czasie wdrożenia.
PLM na przykładzie Aby zapoznać czytelników z możliwościami implementacyjnymi PLM, posłużymy się przykładem aplikacji SMARTEAM. Opisane zostaną tu przykładowe problemy, na jakie natrafia większość firm, w tym firm konstrukcyjnych w szczególności, oraz metody ich rozwiązywania. Metodologia rozwiązywania opisanych problemów oparta będzie o wykorzystanie możliwości poszczególnych modułów SMARTEAM-a, dając w rezultacie pełny obraz funkcjonalności PLM.
Zarządzanie dokumentacją Jeden z większych problemów, z jakim musi się zmierzyć każdy dział firmy generujący dokumenty, w tym dokumentację konstrukcyjną w szczególności, jest zarządzanie pojawiającymi się nowymi wersjami dokumentów, weryfikacją aktualnego ich statusu oraz dostępu do nich. Ile to razy wielu spośród nas doznało niemiłego olśnienia, że właśnie wykonana praca pójdzie na marne, bo rozpoczęliśmy pracę na danych, które nie były przeznaczone dla nas, a do tego nie była to aktualna wersja dokumentu. Jakże często towarzyszy temu niechętne spojrzenie „project managera”, któremu nie spodobała się nazwa, jaką nadaliśmy naszemu dokumentowi.
Rozwiązanie, jakie proponuje SMARTEAM, daje nam możliwość wykorzystania mechanizmu tworzenia kolejnych wersji dokumentów z automatyczną kontrolą nazw oraz dostępu do danych. Definiując a priori uprawnienia dla użytkowników indywidualnie oraz grupowo, a także uprawnienia zdefiniowane na poziomie Projektu, ograniczamy możliwość wykonywania operacji do określonych, przyzwolonych działań takich jak np. zmiana statusu „lifecycle” obiektu (np. dokumentu) – możliwe stany to: Checked In (obiekt udostępniony do edycji), Checked Out (obiekt pobrany do edycji), Released (zwolniona nowa rewizja obiektu) oraz Obsolete (obiekt nieaktualny, archiwum). Wprowadzamy filtrację nie tylko możliwych do wykonania działań, ale także widoków i grup dokumentów, z którymi może pracować użytkownik. Wyposażamy się w intuicyjny mechanizm wyszukiwania obiektów oraz powiązań pomiędzy nimi – powiązania tworzą się automatycznie w trakcie zapisu danych do bazy. Interfejs klienta systemu – SMARTEAM Editor – informuje zarówno o stanie poszczególnych obiektów oraz powiązań tak hierarchicznych (np. pomiędzy złożeniem i częściami złożenia), jak i powiązań ogólnych (np. pomiędzy Projektem a zasobami wykorzystywanymi w trakcie realizacji).
Do tego wszystkiego, wykorzystując zarówno SMARTEAM Editora jak i jego wersje webową o nazwie WebEditor, mamy dostęp do wizualizacji zawartości szeregu dokumentów, w tym plików CAD, bez konieczności instalacji dedykowanego oprogramowania. Do dyspozycji mamy mechani zmy zarządzania pracą grupową, które umożliwiają nadzorowanie i weryfikację pracy wielu użytkowników – np. konstruktorów – w obrębie jednego projektu, a nawet ściśle określonej grupy obiektów, np. złożenia.
Udostępniając mechanizm zarządzania pracą grupową, system wprowadza nas w środowisko zintegrowanej pracy międzywydziałowej, gdzie do pełni szczęścia oczekiwalibyśmy od naszego systemu integracji z tymi narzędziami, które są na co dzień wykorzystywane przez pracowników naszej firmy. I tu z pomocą przychodzą nam moduły integracyjne.
Integracja Zaletą niektórych systemów PLM są moduły integracyjne. Wdrażając system nie jesteśmy skazani na długotrwały okres implementacyjny, któremu towarzyszy jeszcze dłuższy – nierzadko bardzo kosztowny – okres przygotowania przyszłych użytkowników do pracy z nowym narzędziem. Unikamy tego problemu poprzez implementację modułów integracyjnych z aplikacjami. Począwszy od szeregu systemów CAD takich jak Catia, ProE, UG, SolidWorks oraz wielu innych, poprzez integrację z systemami ERP, a skończywszy na aplikacjach pakietu MS Office, uzupełniamy dotychczasowe środowiska pracy o nową funkcjonalność. Funkcjonalność PLM SMARTEAM-a.
Przyszły użytkownik jest zobligowany jedynie do zapoznania się z „nowymi” możliwościami jego „starego” systemu, do których dostęp jest możliwy poprzez grupę funkcji ujawnionych w menu aplikacji. Oczywiście dochodzą jeszcze nowe zachowania takie jak zapis i odczyt danych nie z zasobów stacji roboczej bądź serwera plików, a z odpowiedniej lokacji bazy danych SMARTEAM-a (do której dany użytkownik ma dostęp), czy wykonywanie operacji typu lifecycle, niemniej te zachowania w krótkim czasie stają się nawykiem.
Zespalając w ten sposób SMARTEAM-a z innymi aplikacjami, ujednolicamy środowisko pracy pozwalając na wymianę danych pomiędzy nimi, a co ważniejsze centralizujemy sposób gromadzenia i dostępu do informacji. Organizując pracę w ten sposób, możemy zagwarantować jednoczesny dostęp do informacji nie tylko w obrębię jednego działu, np. działu konstrukcyjnego, gdzie powstaje model części, ale także innego działu – dajmy na to ofertowania, gdzie za pomocą przeglądarki dany model może zostać obejrzany i oszacowany czas potrzebny na jego wykonanie.
Dodatkowe korzyści wynikające z integracji to możliwość automatycznej wymiany danych pomiędzy SMARTEAM-a zintegrowanymi z nim aplikacjami, co w uzupełnieniu z możliwością wprowadzania własnych dostosowań w postaci dedykowanych bibliotek i skryptów, daje wręcz nieograniczone możliwości rozbudowy funkcjonalności programu.
Doprowadzając do zespolenia wyników działania kluczowych aplikacji, możemy dojść do przekonania, że kolejnym problemem, który warto by rozwiązać jest przepływ informacji i zadań. Słowem: Workflow.
Obieg informacji i zadań Nieodzownym elementem kontrolowanej pracy grupowej wydaje się być wdrożenie systemu kontroli obiegu informacji i zadań w firmie. W przypadku opisywanego w tym artykule produktu, jest nim moduł o nazwie SMARTEAM Workflow. Pozwala on zarówno na łatwe zdefiniowanie i zaprojektowanie ścieżki obiegu procesów w przedsiębiorstwie, jak i późniejsze przekazywanie zadań i informacji wśród użytkowników systemu.
Aby móc rozpocząć efektywna pracę z Workflowem, musimy oczywiście rozpocząć od uprzedniego zdefiniowania procesów głównych oraz podprocesów naszej firmy bądź działu, z określeniem zadań oraz zasobów do ich wykonania np. użytkowników systemu. Jesteśmy, co prawda, zmuszeni do wykonania tej niewdzięcznej pracy, ale odbywa się to z korzyścią dla firmy, gdyż doprowadzamy do standaryzacji ścieżki decyzyjnej oraz jawnego i czytelnego określenia zakresów odpowiedzialności.
Po zdefiniowaniu procesów możemy przystąpić do projektowania ścieżki workflowa. W tym celu posłużymy się ,jednym ze standardowych narzędzi SMARTEAM-a, które w przyjaznym środowisku graficznym umożliwi nam zdefiniowanie grafu (Flow Chart) i powiązanie go z określonymi procesami.
Sama praca z wykorzystaniem mechanizmów przepływu danych i zadań sprowadza się do odbioru – za pomocą komunikatora o nazwie SmartBox – przesłanej informacji wraz z ewentualnie skojarzonym obiektem, którym może być np. model właśnie projektowanej części, i wykonania przypisanych do danego węzła zadań. Po ich wykonaniu generujemy proces potwierdzający wykonanie zadań i przesyłamy obiekt do następnego węzła, a więc do kolejnych pracowników zaangażowanych w pracę grupową.
Realizując zadania z wykorzystaniem workflowa mamy pełny wgląd do statusu aktualnie wykonywanych zadań oraz pełnej historii tego, co działo się w przeszłości. Project Manager może w każdym momencie zweryfikować stan projektów i zaawansowania prac oraz wprowadzić wymagane korekty poprzez wykorzystanie dodatkowych zasobów.
W ten sposób stajemy przed kolejnym problem, jakim jest efektywne zarządzanie projektami.
Zarządzanie Projektami Umiejętność gromadzenia danych o produkcie na każdym etapie jego życia, to tylko część sukcesu. Równie ważne, a może ważniejsze jest umiejętne wyszukiwanie danych i ich analiza. W tym celu możliwe jest wykorzystanie kolejnego dedykowanego modułu naszego systemu PLM. Moduł ten wzbogaca funkcjonalność SMARTEAM-a o dodatkowe możliwości nadzoru czasowego i budżetowego realizowanych projektów, wykrywanie stanów krytycznych i zarządzanie zasobami.
Z wykorzystaniem konsoli WebEditora jesteśmy w stanie na bieżąco kontrolować postęp prac w wielu jednocześnie prowadzonych projektach. Predefiniowane metody przedstawiania w sposób graficzny analizy danych zgromadzonych w bazie wspomagają proces podejmowania decyzji.
Spora część Project Managerów przyzwyczajona jest to wykorzystywania MS Projecta jako narzędzia do czasowego planowania wykorzystania zasobów i podziału realizacji projektu na etapy. Dlatego też SMARTEAM posiada mechanizm integrujący z tym produktem, który pozwala ma importowanie i eksportowanie danych zdefiniowanych bądź modyfikowanych w obu systemach.
Informacje o wykrytym stanie krytycznym powiadamiającym np. o przekroczeniu czasu przeznaczonego na wykonanie jakiegoś zadania, są natychmiast przesyłane do wyznaczonej osoby lub grupy osób umożliwiając natychmiastową reakcję.
Zgromadzone dane w bazie SMARTEAM- a są przede wszystkim wykorzystywane w obrębie przedsiębiorstwa. Mogą być jednak także w sposób bezpieczny i kontrolowany udostępniane pracownikom z oddziałów mieszczących się poza główna siedzibą firmy, bądź klientom, którym chcemy dać możliwość wglądu do wybranej grupy informacji.
Udostępnianie Informacji Bezpieczne udostępnianie informacji jest zadaniem, którego wykonanie w wydatny sposób może zdynamizować pracę firmy o strukturze wielooddziałowej, który to model przedsiębiorstwa jest coraz bardziej rozpowszechniony. W celu zautomatyzowania pewnych czynności, np. generowania zamówień u dostawców bądź powiadamiania klienta o statusie realizowanego zlecenia, możliwe jest także udostępnianie pewnej grupy danych klientom i dostawcom.
System SMARTEAM umożliwia w tym celu wykorzystanie narzędzi do udostępniania danych poprzez serwery w protokole https. Do dyspozycji mamy szereg narzędzi, które przeprowadzą nawet mało doświadczonego użytkownika, przez meandry poprawnej instalacji i konfiguracji serwera www, który będzie wykorzystywany w procesie globalnego udostępniania danych.
Operacja udostępnienia danych dostępna jest jedynie dla określonej grupy użytkowników, którzy w kontrolowany sposób, mogą wybrać z zasobów tę grupę informacji, która może być udostępniona.
Sama procedura udostępniania danych sprowadza się do wskazania informacji, które chcemy udostępnić (np. części bądź złożenia), wskazania grupy odbiorców, do której jest przeznaczona i zatwierdzeniu całej operacji. Metody zabezpieczenia dostępu do danych poprzez sieć Internet mogą być wielorakie, począwszy od standardowej, obligatoryjnej autoryzacji wymagającej podania użytkownika i hasła, poprzez udostępnianie zasobów w protokole https, aż po wykorzystanie kanałów VPN.
Konsolidacja wiedzy o produkcie Wymuszenie gromadzenia wiedzy o tworzonym produkcie i jego wersjach (zapis obiektów do bazy, tworzenie historii tworzenia produktu, możliwość ponownego użycia uprzednio stworzonych obiektów, pozyskiwanie wiedzy od ekspertów), powoduje konsolidację wiedzy w obrębie jednego systemu, co w wydatny sposób polepsza produktywność działania całej firmy.
Mechanizmy wyszukiwania informacji oraz analizy zgromadzonych danych, wraz z zabezpieczeniami stanów krytycznych sprawiają, że zarządzanie nawet kilkunastoma projektami jednocześnie staje się relatywnie proste. Wprowadzając do tego mechanizmy workflow’a i automatyzacji pewnych czynności sprawiamy, że osiągamy standaryzację i powtarzalność procesów generowanych w firmie.
Naszej codziennej pracy towarzyszy poczucie, że „mamy w garści” wszystkie ważne informacje o produkcie i jego cyklu życia.
Autor: MAREK CYBA
